15.Организация как открытая система

15. Организация как открытая система

Система – это некоторая целостность или набор взаимосвязанных и взаимозависимых частей, каждая из которых вносит свой вклад в характеристики целого. Все организации являются системами.

Существует два основных типа систем: закрытые и открытые.

Закрытая система имеет жесткие фиксированные границы, ее действия относительно независимы от среды, окружающей систему.

Открытая система характеризуется взаимодействием с внешней средой. Энергия, информация, материалы – это объекты обмена с внешней средой через проницаемые границы системы. Такая система не является самообеспечивающейся, она зависит от энергии, информации и материалов, поступающих извне. Открытая система имеет способность приспосабливаться к изменениям во внешней среде и должна делать это для того, чтобы продолжить свое функционирование.

Все организации являются открытыми системами. Выживание любой организации зависит от внешнего мира.

Разграничение систем на открытые или закрытые не является жестким, раз и навсегда установленным. Открытая система может стать закрытой, если контакты с окружением сокращаются со временем. В принципе возможна и обратная ситуация.

Особенности модели организации как открытой системы

Все организации как открытые системы имеют упрощенное описание. Все они имеют вход, трансформационный процесс и выход. На входе организация получает от окружающей среды сырье, энергию, информацию, капитал, человеческие ресурсы, материалы и другие ресурсы и преобразуют их в товары и услуги, прибыль, отходы и т. п.

Открытые системы имеют специфические особенности. Одна из таких особенностей – это признание взаимозависимости между системой и внешней средой. Изменения во внешней среде влияют на один или несколько атрибутов системы, и наоборот, изменения в системе воздействуют на окружение.

Организация должна отражать состояние внешней среды. В основе ее построения лежат предпосылки экономического, научно-технического, политического, социального или этического характера. Организация должна создаваться так, чтобы она нормально функционировала. Должен обеспечиваться вклад каждого ее члена в общую работу и эффективная помощь работникам в достижении поставленных целей. В этом смысле действенная организация не может быть статичной. Она должна оперативно отслеживать все изменения внешней среды, оценивать их и выбирать наилучшую ответную реакцию, способствующую достижению ее целей. Она должна эффективно реагировать на воздействия внешней среды.

Другой не менее важной особенностью организации как открытой системы является обратная связь. Открытые системы постоянно получают информацию из внешней среды. Это помогает приспособиться и позволяет предпринимать корректировочные действия по исправлению нежелательных отклонений параметров системы. Здесь под обратной связью понимается процесс, позволяющий получать приток в систему информации или денег для модифицирования производства выпускаемой продукции или налаживания выпуска новой продукции.

Поведение членов организации может рассматриваться как ее внутренняя среда. В организации постоянно возникают проблемы, которые могут изменить ее положение. Чтобы все элементы организации действовали и были разумно скоординированы, необходимо непрерывное поступление ресурсов. Производственный аппарат изнашивается, технология устаревает, материалы нужно пополнять, работники увольняются. Чтобы обеспечить жизнеспособность организации, эти ресурсы необходимо, не прерывая производственного процесса, заменять элементами равной производительности.

Другие внутренние проблемы возникают из-за недостатков взаимодействия и скоординированности разных участков организации. Одной из причин того, что работники уходят, а акционеры не желают вкладывать свои сбережения, является неудовлетворенность этих групп условиями труда и вознаграждением за участие в организации, и это недовольство может стать таким сильным, что возникнет угроза самому существованию организации.

Для организации характерен циклический характер функционирования. Выходная продукция системы обеспечивает средства для нового инвестирования, что позволяет повторять производственный цикл. Доходы, полученные промышленными организациями, должны быть достаточно адекватными для оплаты кредитов, труда рабочих и погашения займов, если цикличность деятельности устойчива и обеспечивает жизнеспособность организации.

Однако, теория систем сама по себе еще не говорит руководителям, какие же именно элементы организации как системы особенно важны. Она только говорит, что организация состоит из многочисленных взаимозависимых систем и является открытой системой, которая взаимодействует с внешней средой. Эта теория конкретно не определяет основные переменные, влияющие на функцию управления. Не определяет она и того, что в окружающей среде влияет на управление и как среда влияет на результат деятельности организации. Очевидно, что руководители должны знать, каковы переменные организации как системы, для того чтобы применять теорию систем к процессу управления. Это определение переменных и их влияния на эффективность организации является основным вкладом ситуационного подхода, являющегося логическим продолжением теории систем.

1.3. Организация как открытая система

Существует два основных типа системы: закрытые и открытые. Закрытая система имеет жесткие фиксированные границы, ее действия относительно независимы от среды окружающей системы. Открытая система характеризуется взаимодействием с внешней средой. Для закрытых систем характерны детерминированность и линейность развития. Открытые системы предполагают обмен веществом, энергией, информацией с внешним миром в любой точке, а также имеют стохастический характер процессов, подчас выводящий случайность на определяющую позицию.

Открытая система – это такая система, которая имеет постоянные и регулируемые взаимосвязи с внешней средой. Характер этих взаимосвязей предполагает изменчивость как внешней, так и внутренней среды.

Обобщенными характеристиками организации как открытой системы являются:

1. Компоненты или составляющие организации, которые необходимы для достижения общей цели системы.

2. Связи, т.е. компоненты системы связанные между собой, что делает возможным непрерывность протекающих в системе процессов.

3. Структурность. Форма связи организационно закреплена в структуре, что обеспечивает устойчивость и предает системе стабильность. Для системы структура важнее, чем функция.

4. Взаимодействие, т.е. характер и направленность воздействия одних компонентов на другие, в результате чего образуется эффект.

5. Процессы. В системе одновременно осуществляется ряд процессов, каждый из которых связан с какими– либо изменениями. Процессы изменяют ресурсы, входящие в систему, и превращают их в продукты или услуги.

6. Холизм, эмерджентность. Холизм означает целостность, единство, а эмерджентность – появление свойств, возникающих только в результате взаимодействия компонентов организации.

7. Концепция. Система – это концепция, ее особая форма, она отражает цели и ценности людей, которые являются неотъемлемыми частями и реализуют собственные идеи о том, какой система должна быть.

По указанным параметрам можно осуществить общую классификацию организационных систем. Классификационные признаки систем определяются непосредственно целями систем, а так же целями их исследования. Таким образом, системы, в том числе и организационные, могут быть классифицированы в зависимости от свойств целеполагания, характера и уровня взаимосвязи между элементами и взаимоотношением границ системы (внешней и внутренней среды).

Рассмотрим наиболее распространенную классификацию организационных систем:

1. Естественные и искусственные системы. Искусственные системы создаются человеком для реализации заданных программ: конструкторское бюро, спутниковый комплекс и т.д. Естественные системы создаются природой, человеком для реализации целей мирового существования: циклическая система землепользования, муравейник и т. д.

2. Открытые и закрытые системы. Открытые системы характеризуются наличием разветвленных связей с внешней средой и зависимостью от нее, т.е. открытые системы – это системы, находящиеся в постоянном обмене информацией, ресурсами. Закрытые системы – это системы, которые характерны наличием тесных внутренних связей и отсутствием связей с внешней средой. Для эффективного существования организационной системы надо, с одно стороны, поддерживать, создавать необходимые связи с внешней средой, исследовать ее для обеспечения адаптивных свойств. Но с другой стороны, для исключения «размывания» организация во внешней среде требуется поддерживать стабильность в системе, укрепляя внутренние взаимосвязи. Одной из задач менеджмента является создание информационных систем, в которых определяется направленность информационных потоков внутренней и внешней средой. Открытые системы характеризуются открытым характером связей с внешней средой и сильной зависимостью от нее: коммерческие фирмы, СМИ.

Закрытые системы характеризуются преимущественно внутренними связями и создаются для удовлетворения потребностей своего персонала и учредителей: спецслужбы, партии.

3. Детерминированные и вероятностные системы. Детерминация – определение причинно– следственных связей. Вероятностный подход означает, что одна и та же причина может приводить к разным последствиям или же разные причины могут давать одинаковые результаты. Организация представляет собой систему, которая в результате управления переходит из вероятностной в детерминированную систему связи. Наиболее эффективными организационными системами являются детерминированные системы с возможностью изменения функций и структуры системы в зависимости от условий внешних и внутренних факторов. Предсказуемые (детерминированные) системы работают по заданным правилам, с заранее определенным результатом: обучение в институте производство типовой продукции. Стохастические (вероятностные) системы характеризуются трудно предсказуемыми воздействиями внешней и внутренней среды и выходными результатами: исследовательские подразделения предпринимательских компаний.

4. Кибернетические и идеологические системы. Кибернетические системы – это системы, имеющие внешнюю цель развития, целенаправленное поведение; идеологические системы имеют внутреннюю цель развития.

Кроме того, в различных научных дисциплинах, в теории организации используется следующая классификация организационных систем:

А. Формальная система характеризует официальный статус элементов организации, их жесткое закрепление иерархии реализации управленческих решений и соответствует формальной структуре организации.

Б. Неформальные системы основываются на прямых информационных контактах, а также на интересах и желаниях членов организации. В любой организации можно выделить конечное число формальных систем и бесконечное, постоянно меняющееся число неформальных систем. Неформальные отношения могут как повышать эффективность системы, так и уменьшать.

Можно также подразделять системы на жесткие и мягкие, вертикальные и горизонтальные.

Мягкие системы характеризуются высокой чувствительностью к внешним воздействиям и поэтому слабой устойчивостью: новые организации, человек при отсутствии твердых жизненных целей. Жесткие системы – обычно авторитарные организации, основанные на высоком профессионализме небольшой группы руководителей: церковь, авторитарные государственные режимы.

По уровню иерархии системы классифицируется следующим образом:

1. Неживые – статические структуры, простые динамические системы с заданным движением, кибернетические системы с обратной связью.

2. Живые –открытые системы с самосохраняемой структурой (уровень клеток), живые организмы с низкой способностью воспринимать информацию (уровень растений), живые организмы с более развитой способностью воспринимать информацию (животное), самосознание, мышление, нетривиальное поведение (люди), социальные системы, социальные организации (общество), трансцендентные системы (лежащие в настоящее время вне нашего сознания).

Все организации являются системами. Таким образом, в основе любой классификации лежит характер и направленность организационных отношений, складывающийся в процессе производства, труда, социальной деятельности работников. Цель классификации – ограничить выбор подходов к отражению системы, сопоставить выделенным классам приемы и методы системного подхода, что должно привести к улучшению управляемости заданной системы.

10 основных характеристик открытой системы

Открытая система — это система, которая постоянно взаимодействует со своей средой для получения входных данных и предоставления выходных данных. Открытая система имеет следующие характеристики

10 основных характеристик открытой системы

1. Импорт энергии : Открытая система получает энергию — различные виды входных данных — из окружающей среды. Без этих входных данных ни одна открытая система не сможет выжить.

2. Пропускная способность : Открытая система преобразует входы в какие-то выходы. Этот процесс известен как процесс пропускной способности или преобразования. Бизнес-организация может преобразовывать такие ресурсы, как материалы, энергия, информация, в товары и услуги посредством процесса преобразования.

3. Выходы : Открытая система экспортирует некоторые выходы в окружающую среду. Организации экспортируют товары и услуги. То, как они экспортируют продукцию, определяет их жизнеспособность и существование.

4. Система как циклы событий : Характер деятельности — приток входов, пропускная способность, отток выходов — имеет циклический характер. Продукция, экспортируемая в окружающую среду, является источником ресурсов для повторения цикла деятельности.

5. Отрицательная Энтропия : Энтропия – это закон природы, который предполагает, что все организованные формы движутся к дезорганизации и гибели. Чтобы выжить, открытые системы должны двигаться, чтобы остановить энтропийный процесс; они должны приобрести отрицательную энтропию. Это возможно за счет импорта из окружающей среды большего количества энергии, чем тратит система. Например, бизнес-организация должна получать прибыль, чтобы выжить в долгосрочной перспективе.

6. Механизм обратной связи : Открытая система имеет механизм обратной связи, посредством которого она импортирует информацию из окружающей среды. Самый простой тип ввода информации – в виде отрицательной обратной связи. Информационная обратная связь отрицательного типа позволяет системе корректировать свои отклонения от желаемого образа действий.

7. Устойчивое состояние : Импорт энергии из окружающей среды для поддержания отрицательной энтропии имеет некоторое постоянство в обмене энергией, так что система находится в устойчивом состоянии. Однако это стационарное состояние не является неподвижным или истинным равновесием. Поскольку импорт и экспорт энергии представляют собой непрерывный процесс, может образоваться новое равновесие.

8. Дифференциация : Открытая система движется в направлении дифференциации и усовершенствования. Старые шаблоны заменяются новыми специализированными функциями. Организации, как и другие открытые системы, движутся к четкой дифференциации и специализации ролей и функций. Если позволяют условия, организации привлекают больше специалистов и создают специализированные отделы, чтобы лучше контролировать окружающую среду.

9. Интеграция и координация : По мере развития дифференциации система должна обеспечивать некоторые механизмы для интеграции и координации различных частей. В случае организации это делается путем разработки различных процессов и процедур.

10. Эквифинальность : Открытая система характеризуется принципом эквифинальности, который предполагает, что система может достичь одного и того же конечного состояния при различных начальных условиях и различными путями. Это означает, что не все организации могут выбрать один и тот же курс действий и стратегии для достижения успеха.

Теория открытых систем

Теория открытых систем Теория открытых систем

Теория открытых систем была первоначально разработана Людвигом фон Бертанланфи. (1956), биологом, но его сразу же можно было применить ко всем дисциплинам. Он определяет понятие системы, где «все системы характеризуются сборкой или комбинацией частей, отношения которых делают их взаимозависимыми» (Скотт, стр. 77). По мере перехода от механических к органическим и социальным системам взаимодействие между частями системы усложняется и переменная.

В механических системах части сильно ограничены. В социальных системах, соединения слабо связаны. Также важен поток материалов, энергии и информации через системные границы, отделяющие систему от его окружение. Более простые системы передают в основном энергию, а более высокие системы заказов передают информацию.

Открытые системы, такие как организации, «мультицефальны: многие головы присутствовать для получения информации, принятия решений, прямого действия» (Скотт п. 92). Индивидуумы и подгруппы образуют коалиции и выходят из них. Границы аморфное, проницаемое и постоянно меняющееся. Но система должна обмениваться ресурсами с окружающей средой, чтобы выжить.

Боулдинг разработал систему классификации для описания степени сложности в системах (Boulding, 1956, стр. 200-207):

1. Каркасы — системы, содержащие статические структуры (кристаллы, животные анатомия)
2. Clockworks — простые динамические системы с заранее определенными движениями. (часы, солнечная система)
3. Кибернетические системы — способные к саморегулированию с помощью внешнего предписанная цель (термостат)
4. Открытые системы — самообслуживание за счет обмена ресурсами со средой (ячейка)
5. Системы выращивания чертежей — размножаются с помощью семян или яиц
6. Системы внутреннего образа — системы имеют детальное представление об окружающей среде (животные)
7. Системы обработки символов — самосознание и язык (люди)
8. Социальные системы — действующие лица 7-го уровня, разделяющие общий порядок и культура
9. Трансцендентальные системы — “абсолютные и неизбежные непознаваемые”

Каждая высшая система включает в себя нижележащие системы. Например, рассматривая организации как кибернетические системы, мы можем видеть важность центры установления политики и контроля, которые разрабатывают программы регулирования которые определяют принятие организационных решений.

Двойное обучение (стало популярным благодаря Крис Аргирис) включает в себя два цикла: один устанавливает организационные цели. и отслеживает продвижение к ним через внутреннюю обратную связь, а другой который изменяет организационные цели на основе внешней обратной связи. Это позволяет организации адаптироваться к изменениям внешней среды. Результат кибернетических систем в поведении, которое направлено на цель, а не просто ориентировано на цель.

Открытые системы также участвуют в двух основных системные процессы.